プロジェクト成功のために　— RFPの重要性

RFP。Web制作の現場で最近よく使われるようになってきたこの言葉。似たような単語がたくさんあって用語を覚えるだけでも一苦労ですが、この言葉は結構重要なので、覚えておいて損はありません。

RFPとは、"Request for Proposal" の略で、日本語ではよく「提案依頼書」と訳されます。

・プロジェクトの名称
→関係者間で正確に情報を共有するためにも、名前を決めるのは意外と重要です。

・プロジェクトの概要
→今回のプロジェクトの目的や背景、解決したい課題などの概要を記載します。

・プロジェクトの目標
→最終的に達成したい目標、ゴールをなるべく具体的に記載します。

・発注作業の範囲
→成果物（納品物）の定義や、委託業者に依頼したい作業の内容をなるべく詳細に記載します。

・前提条件
→「必ずこの日までには公開しなければいけない」や「コンテンツはこれだけ移行しておかなければいけない」など、絶対に守らなければいけない条件を記載します。

・技術的な要件
→Webサイト制作の場合は、HTMLのバージョンやサーバのスペックなど、技術的な要件が決まっていればそれを記載します。

先ほど、業者の選定をする際には通常、何社かに『「こういうことをやりたい」という要望を伝えて』、見積もりなどを出してもらうというように書きましたが、まさにその「要望を伝える」というのがこのRFPの役割なのです。

とはいえ、要望ならRFPを作らなくてもちゃんと伝えているよ、という方も多いと思います。

実際に私たちも制作のご相談をいただく際に口頭やメールでご要望をいただくこともよくあります。ただ、RFPが重視されているのにはやはりきちんと理由があるのです。

RFPの一番のメリット、それは「文書化してきちんと残しておくこと」です。

口頭やメールでは、万が一委託業者との間で問題が起こったときに「言った」「言わない」の議論になってしまうこともありますが、要望をRFPとして文書化しておくことで、クライアントとしてはそれが確実な拠り所になるので、委託業者の「聞いていなかった」「知らなかった」は通用しなくなります。

また、私としては実はこのメリットの方が大きいのではないかと思うのですが、RFPの作成、すなわち「こういうことをやりたい」という内容を文書化することは、とりもなおさず社内でのコンセンサスをとるための非常に有効な手段なのです。

よくビジネス書などには、仕事をする際にアウトプットを意識しなさいと書いてありますが、まさにそれです。

ロフトワークでは、クライアントからいただいたRFPをもとに、通常「見積もり」「スケジュール」「SOW（Statement of Work：作業範囲記述書）」を作成しています。

特にSOW（また英語の略語ですね）は、RFPに対応する文書として、プロジェクトの立ち上げにあたって重要な文書になってきます。

RFPがクライアント側の「こういうことをしたい」だとすれば、SOWは委託業者側の「では、私たちは責任をもってここまでのことをします」に相当します（「こんなことやりましょうよ！」という企画書とはまた別です。SOWについてはまた別の機会に詳しくご説明します！）。

どんな仕事でも、複数の人が関わる場合に、メンバー同士の認識をきちんとあわせて、1つのゴールに向かっていくのは簡単なことではありません。

しかし、そのための努力を惜しむと、結局後で苦労することになってしまいます。後になればなるほどその修正は大変になります。

プロジェクト成功のためには、社内外を問わず、最初の認識あわせ、土台作りがとっても大事だと、私は思っています。