CMSを基盤に、組織の活力を引き出す“真のポータル”を構築
| 導入サービス | 【 イントラネットサイト構築 】 【 CMS構築 】 |
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| キーワード | 【 Webサイト 】 【 CMS 】 |
| 使用ツールほか | WebRelease 2 |
1879年に第1号の朝日新聞が創刊されてから130年。今日の新聞の原型を生み出し、創業以来「社会の公器」としての新聞業の原点を守り抜いてきた朝日新聞社を支えるのは、編集、製作、販売、広告、デジタルメディアといった現場の活力です。
2003年に構築されたイントラネットサイト「社内ポータル」は、そんな現場の最前線で活躍する社員にとって、重要な情報基盤でした。各業務システムをはじめ、申請書などの事務手続き、上層部からのメッセージ、社内連絡など、あらゆる業務および情報の窓口として機能させ、全社レベルで業務のスピードアップおよび情報流通を図るのが狙いです。
実際、市販のWebオーサリングソフトを使用して作り込まれたそのサイトは、社員など約8,000人による積極的な活用を想定して設計されていました。また、必要に応じて情報を発信できるよう、部門ごとに更新担当者を配置。更新手順を丁寧に解説したマニュアルを配布し、運用を任せてきたのです。
▲ 朝日新聞のイントラネットが抱えていた「負のスパイラル」
しかし、人に依存した運用には限界がありました。同社製作本部IT推進セクションの山本忠俊氏は、「更新作業のハードルが高くて敬遠されたり、担当者の異動を境に更新が途切れてしまったり・・・。担当者の繁忙度やスキル、モチベーションの違いによって、運用面でもデザイン面でもかなりバラツキが生じてしまい、思うように情報共有が進みませんでした」と振り返ります。
情報が更新されなければ利用価値が低下し、社員はアクセスしなくなります。「どうせ見てもらえない」と思えば更新担当者の意欲も薄れていきます。結果としてメールでの情報伝達に流れる傾向が高まり、情報管理はすっかり個人任せ。大量のメールの中に重要な情報が埋もれてしまうといった状況も見られました。山本氏はこれを「負のスパイラル」と表現します。加えて、ユーザビリティに関しても改善を望む声が上がっていました。
問題解決を急ぎたい同社に、2008年12月に迫るハードウェアとソフトウェアの保守期限切れという絶好のタイミングが見えてきました。このチャンスを逃すまいと、1年以上も前からリニューアルを計画。まだCMSに関する知識もない中で情報収集を開始し、ロフトワークのセミナーにも参加しました。「苦労話も含めて、導入企業の生の声を聞けたのは収穫でしたね」と山本氏。
▲ 朝日新聞社 製作本部 IT推進セクション
山本 忠俊様
CMS導入に解決の糸口を見出した同社は、CMSの構築経験が豊富なロフトワークを迎え入れ、インフラ部分を担当する株式会社アイアイジェイテクノロジーと共に、3社によるプロジェクトをスタート。納期厳守を絶対条件に、ロフトワークのプロジェクトマネジメント能力に着目しただけでなく、複数ベンダーに対応できる点を高く評価しました。
「選択肢が1つしかなければ、その中でどうするかしかありません。複数のCMS製品に精通していることは、ベストな解決策を探る上で大きな強みでしょう。また、静的なコンテンツをいかに楽しく作れるかが重要なポイントでしたから、テンプレートの作りがCMS導入の成功を左右すると考え、ロフトワークのノウハウに多くを期待しました」（山本氏）。
最終的にCMS製品にはWebRelease 2を選択。プロジェクトの最初の山場となったのは、旧コンテンツをどう活かすかの検討作業です。まず1万にも及ぶ大量ページの中から、移行すべき情報を取捨選択する必要がありました。ロフトワークは旧サイトを詳細に分析し、効率的な移行方法や移行後のあるべき姿を提案。これを受けて両社で議論を重ねながら情報を整理し、CMS化の対象を約400ページにまで絞り込みました。
一方のデザインについては、「こちらの要件は機能面だけでデザインはお任せでしたが、最初から当社のイメージとブレがなく、スムーズに決定しました」と、同社製作本部IT推進セクションの草場裕雄氏。ロフトワークの担当ディレクターは、「とにかく使いやすいサイトを目指して、情報伝達の機能を優先し、飽きの来ないすっきりとしたデザインを心がけました」と説明します。
大がかりなリニューアルなだけにクリアすべき課題も多かったものの、期日どおりにリニューアルが完了。成功要因について山本氏は、「複数のステークホルダーが1つのゴールに向かって意識を統一できたからでしょう。何があっても一丸となって臨もうという雰囲気が出来上がっていました。おかげで納期も品質も、期待を裏切らない結果が得られました」と分析します。
リニューアル後のサイトには早くも手応えを感じています。50人だった更新担当者は一気に180人に増え（承認担当者を含む）、新着情報の更新件数も大幅にアップ。情報伝達の手段は、メールの多用からCMSの活用へと確実にシフトしつつあります。「自ら情報を発信したいという人が増え、IDの発行作業に追われるくらい」と草場氏は笑います。
▲ 負のスパイラルから正のスパイラルへの転換を実現
また、本番用とは別に練習用サイトを用意したことで、操作に自信のないユーザーも気軽にコンテンツ作成にチャレンジでき、ユーザー主導の情報発信をますます加速させているようです。この他にも、必要な情報があるべき場所に保管される仕組みが実現したこと、デザインやナビゲーションの統一により情報の検索性や到達率が向上したこと、更新されないページ群が皆無になったこと、業務ノウハウの共有に貢献していることなど、リニューアルの成果は絶大。
これまでは主に東京本社からの情報発信でしたが、CMS導入を機に地方拠点でも、ポータルを活用した情報発信に高い関心が集まっています。山本氏が「楽しみながら情報を発信できるようになったことで、負のスパイラルから正のスパイラルへの転換を実現できました」と胸を張るとおり、 “真のポータル”として生まれ変わったサイトは、この先も組織内にさまざまな相乗効果をもたらすことになるでしょう。社員の間に“ポータルありきの業務”という認識がさらに定着すれば、まだまだ可能性は広がりそうです。
納期厳守を絶対条件に、ロフトワークの豊富なCMS構築経験、プロジェクトマネジメント能力に着目。さらに複数ベンダーに対応できる点も評価しました。複数のCMS製品に精通していることは、ベストな解決策を探る上で大きな強み。納期も品質も、期待を裏切らない結果が得られました。
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