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Column コラム

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

Naoki Kawakami

シニアディレクター
川上 直記

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた
〜働いてる? 遊んでる? 時間データの活用でちょっと実験!〜

同じ会社なのに「で、最近忙しいの?」と聞かれてしまう件

こんにちは。京都の「ロフトワーク 烏丸(からすま)」でリーダーをつとめている川上です。烏丸オフィスができて1年半、渋谷オフィスのスタッフからよく言われます。「烏丸のチームってさ、最近、忙しいの?」と。そのたびに、「え、まあ、おかげ様で・・」と同じ会社なのになぜだかよそよそしい雰囲気になってしまうもどかしさ。距離が離れてるって、むずかしい・・。 

そこで烏丸オフィスでは、2ヶ月間 ”時間管理ツール”を導入し、根こそぎ「時間を見える化」する実験をしてみました。「意外とめんどくさい」「ここに使える!」など、時間管理を継続するためのコツを、導入プロセスも含めてレポートしたいと思います!

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記たまに共有するオフィス写真がこんなだから、「働いてない疑惑」が生まれるのか…!? そ、そんなことないんですよー!

時間管理ツール「toggl」を導入してみた。

「toggl」は、数ある時間管理ツールの中でももっともメジャーなツール。各作業にかけた時間をプロジェクトごとに記録し、レポート化することができます。使い方はシンプル。ログインして、タスクの開始時間と終了時間をプロジェクトに紐づけてチェックしていくだけです。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記togglの管理画面。シンプルで使いやすいです。

記録を続けるコツがあります。

コツ1. チェックし忘れたら"手動修正"

リアルタイム測定を忘れたからといって、やめないこと。後からざっくりでもよいので記録を追加修正することで、測定記録の質が上がっていきます

コツ2. プロジェクトやテーマ単位で記録していく

複数のプロジェクトを同時に進行している場合、それぞれでタスク時間(例:「メール返信」「企画書作成」など)を記録していくのは大変です。その場合は、プロジェクトやテーマ単位で時間を集計するのが続けられるコツです(例:「ABCプロジェクト」「◎◎関連業務」など)。細かく測定するのは、記録に慣れてから!

コツ3. 記録時間の単位はおおざっぱでもOKとする

正確性を求めすぎると、そればっかりに気が行ってしまい、結果的に挫折することに。「1時間単位でだいたい記録できていればOK」ぐらいのスタンスで始めたほうが、続けられます。

集めた”時間データ”の使い道は?

アプローチ1:ホウレンソウの強化

集まり始めたデータの活用について、まずやってみたのが、担当プロジェクトの進捗報告です。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

私は毎週、烏丸メンバーが担当しているプロジェクトの進捗報告を受けて、FaceTimeを使って渋谷のシニアディレクターにエスカレーション報告をしています。ただ、報連相というのはなかなか難しく、「問題ないです」「ちょっと負荷が掛かってるのでヘルプを・・・」ということを根拠を持たず伝えるのは難しいと感じていました。 

 そこで、プロジェクトの報告フォーマットを作りそこに「稼働時間」を入れてみました。 

<相談を受けるとき>

・「問題ないって言ってるけど、資料作りに20時間も掛かってて誰にも相談しなかったの?」
・「今週が山場だけど、稼働が少ないのはスケジュールが変更になった?」
といった時間を元に質問(つっこみ)がしやすくなり

<報告をするとき>

・「このプロジェクト単体で30時間も掛かってるので、追加メンバーを入れませんか?」
・「3時間でこのクオリティの提案書ができてます。最近成長してきてると思いますよ」
といった根拠のある報告ができるようになりました。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記渋谷⇔京都間のやりとりは、だいたいFaceTime越し。定量的報告は大事です。

アプローチ2:プロジェクトの見える化

細かく集計ができた場合は、「プロジェクトの健全さ」が見えるようになりました。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

例えば、記録するタスクの粒度をプロジェクトメンバー間で揃えておき、合算集計すると、「どのフェーズ、どのタスクで負荷が高くなるか」が可視化されます。「なんとなく」の感覚が数値化されることで、より正確な稼働管理・作業時間見積に役立ちます。

アプローチ3:お金に換算してみる

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

個人ごとの「月単位集計」の数字と、プロジェクトごとの金額指標を組み合わせると、仮想的な「人時生産性」(1時間にいくら粗利を稼いでいるか)がプロジェクトごとに算出できます。業績評価という生々しい使い方ではなく、こちらも時間配分の目安として興味深いと思いました。

こんな人におすすめ! 他にもある、時間管理ツールの活用ポイント

さて、こうやって時間管理ツールを入れてみることで、いろんなメリットがあることがわかって来ました。例えば、こんな人は一度、時間の見える化に挑戦してみてはいかがでしょう? 

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

「 あれ、もう夕方なの? きょう一日、何してたんだろう…」

気づいたらfacebook。気づいたら別の作業、メール書いて、MTGして、休憩とったら定時過ぎてた…なんてこと、ありませんか? 区切りをつけて記録することで、集中力アップ&振り返りができます。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

「抱えている案件がヤバイ。ボス、増員してください!」

何にどのくらい時間かかってるのか、どこが足りないのかが見え、上長に定量的な根拠をもって相談できます。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

「自分の特技ってなんだろう?」

タスク別時間のかかり方が見えると、自分の得意・不得意も見えてきます。努力するポイントも見えてきますよ!

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

「ゲーム大好き!タイムアタックとか、燃えるわ〜」

時間を測りながら作業をすると、ゲーム感覚で集中力がアップするという声が多数でました。資料作成の時間を短縮したい時など、ひとりタイムアタックをしてみるのもオススメ。

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記

「自分を伸ばす時間を確保したい!」

勉強会に参加する時間、本を読む時間、情報交換の時間……自分を育てる時間も記録してみると、意識的にインプットできるようになりますね。ロフトワーク烏丸では定期的に学びのイベント「OpenCU」も開催してますよ!ぜひ参加してくださいね(宣伝)

まとめ。コントロールされるツールではない、コントロールするツール

当初、「時間管理ツールを導入しよう」とはじめたころ、「あまり縛られたくないんですよね」といった声が出て来ましたし、言った本人も「しまったな・・」と正直思ってました。でも、まず使ってみて、つづけるコツを掴み、習慣化されてくると、自分自身のタスクや時間自体をうまくコントロールできるようになってきたと思います。ちょっと最近うまく回せてないなと思ってる人や、他のメンバーが何やってるのかな?と思うチームがあれば、一度試しに使ってみてはいかがでしょうか?

時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた ロフトワーク 川上直記と、いうことで、今日も真面目に仕事しています。

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