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東京コンファレンスセンター・品川

日経BP社 モバイルマネジメントカンファレンスで諏訪が特別講演

「誰だって隣にいる人と話す方が楽なんです。オンラインでコラボレーションをしようという、ロフトワークの取り組みはそもそも不利。だからこそ、僕らはコミュニケーション×ツールの仕組みづくりに本気で取り組んできました」

2012年5月15日、日経コンピューター/日経コミュニケーション主催「Enterprise Mobile Management Forum 2012 Spring」で、ロフトワーク代表取締役社長・諏訪光洋がカンファレンスを締めくくる特別講演に登壇しました。

お土産のおまんじゅう…も、コミュニケーション設計に使える!?

講演テーマは「社内コミュニケーションのデザイン」。他企業と比べると、ロフトワークは本当にまだまだ小さな組織。しかし、わずか60名のディレクター集団は、年間4000人のデザイナーや技術者、イラストレーターとコラボレーション型の制作プロジェクトを展開しています。その秘訣はどこにあるのでしょうか?

「ツールを導入しただけではダメ。大事なのはトリガーと共感のデザイン」と熱く語る諏訪の「デジタルツール×コミュニケーションデザイン論」を簡単にご紹介します。

1. コミュニケーションチャンネルはn×(n-1)÷2

社内であれ、社外であれ、人数が多くなるほど複雑になっていくのがコミュニケーション。もしも3人のチームであれば、3×(3-1)÷2=3本のライン、6人のチームであれば15本のライン…と情報の導線は複雑になっていくもの。だから、プロジェクトやビジネスを成功させるには、共有する場が必要であり、コミュニケーションは計画=デザインされるべきなのです。

アジャイル開発で著名なPivotal Labsが4人チームのルールに取り入れたり、世界的デザインコンサルファームのIDEOがクライアントのチームビルディングから介入していくのも同じ理由です。

コミュニケーションチャネルはどんどん複雑になっていく

2. 炎上リスクはオープン性/透明性で軽減する

日本企業の多くは、情報をオープンにすると「炎上リスク」が上がると考えがち。しかし、「相手の顔が見えること」「たわいのない会話ができる距離」こそがリスクを減少させるという考え方はできないでしょうか。2006年に発表されたWikinomicsでは、「漏洩リスク」、「権限」、「反対/保守勢力」、「組織体制」等の課題はそれぞれ「Openess」「 Peering」「 Shareing」「Acting Globally」で対応できると提示しています。

顧客管理システム(CRM)分野で目覚ましい成長をみせるJiveは、注目のソーシャルコラボレーションツール。顧客と企業、さらに中間業者も含めて双方向の「人間的な」コミュニケーションができる仕組みを提供しています。

出典:『ウィキノミクス』

3. 常時接続でしか生まれない会話もある

ロフトワークでは内線電話の代わりに、iOSのテレビ電話的アプリケーション「FaceTime」を導入しています。2011年に関西拠点を設けた際には、常時接続のFaceTimeモニタを用意し、2拠点がいつでも中継されている仕組みを導入しました。

ダイアルアップ接続でインターネットを使っている人に、常時接続の良さを説明しろと言われたら難しいもの。しかし、確実に情報量が違うのです。「必要な時につなげる」ことと、「いつでもつながっている」ことの差はとても大きいです。画面の向こうに松葉杖をついたスタッフが横切ったら、「どうしたの?大丈夫!?」と声を上げることでしょう。それこそがコミュニケーションであるとロフトワークは信じています。

FaceTimeを介してオフィスがつながっている

4. 「ありがとう」のトリガーをつくる

とはいえ、素晴らしい内線システムや、グループウェア、社内Twitterサービスなどのツールを導入しても、実際に上手く定着しないといことも。ツールが大事なのではなく、コミュニケーションには「トリガー」が重要なのです。

どんなときにそのツールを作るかイメージできていますか? 「おつかれさま」「ありがとう」はどんな時にでてくる言葉でしょうか? 例えばロフトワークでは、「お土産を買ってきたらYammerでつぶやく」「受注したらYammerで報告する」「病欠もYammerで連絡する」というルールを設けています。ありがとう、おめでとう、お大事に…が、自然と生まれる仕組みです。

「yammer」で繰り広げられる他愛のない会話もトリガーがあってこそ

5. 組織のキーマンと結託しよう

ツールを導入してルールを設けたら、その次に大事なのは「ハブ的な役割を果たすキーマン」です。いつもチームの真ん中にいて、発言力が強い人。この人を見つけ、この人をコミュニケーションツールの黒幕に仕立て上げましょう。

具体的には、キーマンとコミュニケーションツールの使い方をきちんと共有しておく、運用ルールを握っておく、そしてそのルール通りに使われるようメンバーに声がけしてもらいます。キーマンを押さえていないと、反対勢力になってしまうことも。

ロフトワークのキーマンはもう1人の代表・林千晶

6. リーダーの仕事は、共感の仕掛けをつくること

「リーダーシップとは共感するということだ」という言葉があります。自主的な情報発信を生み、関心を呼び、チーム感の共感を促すこと。それは、チームに力を与え、スタッフのモチベーションを上げ、ビジネスやプロジェクトに革新的なアイデアと推進力をもたらす大事な要素です。

マザーテレサ曰く「愛情という言葉の反意語は、憎悪ではない。無関心である」。また、若手社員のモチベーションを上げるのは「仲間に褒められること」だというデータも。ひとりのリーダーがスタッフを褒め続ける…なんてことは現実的ではありません。みんながみんなに「おつかれさま」と「ありがとう」を言える場をつくることがリーダーの役割なのではないでしょうか。

年末の納会にて。京都メンバーもFaceTime越しに参加!

参考:ロフトワークのコミュニケーション・デザイン

以上、諏訪が特別講演でお話ししたコミュニケーション・デザインのポイントをざっとまとめてみました。いかがでしょうか? 小さな組織の少し変わった取り組みですが、何かひとつでも皆様のお役にたつことがあれば嬉しいです。


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