Web担当者Forum × loftwork 　安く！早く！を実現するWebサイト制作の発注マニュアル解説セミナー

最初に登壇したのは、本セミナーのテーマを生み出した雑誌『Web担当者Forum』の編集長を務める、株式会社インプレスR&Dの安田英久氏です。「賢いWebサイト制作発注のポイント」と題し、発注者によくありがちな間違いを指摘しつつ、発注に至るまでに明らかにしておくべきことについて解説しました。

冒頭で“今日のお題”として安田氏が示したのは、「そのサイトは何のため？」「どんな人に何をしてほしいの？」「何を作ればいいの？」「誰に頼むの？」という4つのポイントです。どれも当たり前のようですが、実は、曖昧なまま進められていることが多いというのです。それぞれのポイントについて、駆け足ながら次のような説明が展開されました。

どんな人に何をしてほしいの？

「ビジネス上の目的が裏側の目的で、こちらは表側の目的とも言えるものです。これを定義しないと制作会社は受注しづらいですね」と安田氏。つまり、誰が、どういう理由で（ニーズを持って）、どういう経路でサイトにアクセスし、サイトで何をすればゴールとするか。そして、訪問者がサイトに来る前と来た後で何が変わるのか。また、サイトに来た後で何をするのか（店舗への誘導やブログでの報告など）。これらを明らかにすることです。

万人を満足させられるWebサイトなどあり得ません。だからこそ、もっとも大切な顧客セグメントにフォーカスすべきであるということです。1つのセグメントだけに絞り込むのが難しいようなビジネスであれば、各セグメントに対してフォーカスしたコンテンツ群を作り、ターゲットを振り分けていけばよいのです。ここでは、「ペルソナ」という手法を使って仮想人物を作り、重要な人物像に共通するニーズをあぶり出していくのも有効です。

何を作ればいいの？

ここまで来てようやく、どんなサイトを作ればよいかが見えてきます。思わず商品を購入したくなるようなサイト、カッコいい見た目のサイト、情報を探しやすいサイト、製品の特徴やスペックを理解できるサイトなど、どんな要件を満たす必要があるのかを明らかにしていきます。
「どんな切り口で伝えるの？という点まで含めて考えるとよいでしょう。同じネタでも切り口が違うと別のコンテンツに見えます。」（安田氏）

続いて、富士通株式会社コーポレートブランド室の担当部長を務める高橋宏祐氏が登壇。35ヵ国にもまたがる富士通グループのWebサイト全体を統括する立場から、「はじめてのRFP－発注時に意思疎通をスムーズにする提案依頼書の作り方」というテーマで、制作現場の経験に基づく説得力あるセッションを展開しました。

まず理解の前提となるRFP（Request For Proposal）について高橋氏は、「職種や前提知識、思惑、スコープ、用語の定義など、ステークホルダー間のギャップを埋めるための一種の共通言語（プロトコル）。普段何気なく使用している電子メールが、SMTPプロトコルという世界共通の言語でやりとりをしているように、相互理解を深め、スムーズなコミュニケーションを実現するためのツールと考えればよいでしょう」と説明。さらに厳密に言えば、口頭発注は契約上違法であり、本来は文書による依頼が必須。体系的なルールに基づいて客観的に仕事を遂行していくためにも重要であると強調しました。

RFPが存在しないことで、最悪の場合は検収不能となったり、そうでなくても、機能不足や品質問題で使えないものが完成したり、仕様変更による手直しやスケジュールの遅延、追加コストの発生につながったりなど、発注側、受注側双方にわだかまりが残るのは好ましくありません。こうした事態を回避するためにも、RFPをベースに関係者間で合意を形成し、プロジェクトを進行する上でのベースラインを確立することで、結果的にプロジェクトの質を高めることにもなるというのです。また、文書化すれば、抜け漏れを防いだり、ノウハウとして共有し、類似プロジェクトに活用したりすることも可能になります。

さらに高橋氏は、RFP提出前後の一連の流れを図示し、RFPは比較的早い段階で作るべきものであると説明。また、RFPの作成は発注側の責任であり、発注側のプロジェクトマネージャが作るべきであるとしました。とはいえ、実際にどう作ればよいのかわからない人も多いはず。そこで高橋氏は、RFPの作成事例として、自社で2007年3月に立ち上げた「富士通キッズサイト」を取り上げ、RFP作成のポイントを紹介しました。

なぜこの事例かといえば、通常の法人向けサイトとはベースラインが異なるため、経験知の少ないサイトを制作するにあたり、いつも以上にRFPが重要な役割を果たしたからに他なりません。「正解がない、プロジェクトのゴールが見えない、ページビューの妥当性もわからない。関係者の理解が薄いため議論も拡散しやすく、毎回“そもそも論”になっていました。こういうプロジェクトこそRFPが有効なのです。見える化することで、共有できるようになります」と高橋氏。RFPのサンプルを提示しながら、網羅すべき次のポイントについて1つ1つ解説しました。

・プロジェクトの名称も疎かにすべきではない（略称まで決めておく）
・目標（大義名分）とゴール（最終的な野望）を明確にし関係者のベクトルを合わせる
・発注金額やスケジュールを左右する受託責任範囲は明確にしておく
　（「一式」といったどうにでも解釈できる表現は使わない）
・公開日など必ずクリアすべき前提条件を記載する
・客観的な基準で評価可能な品質要件を定義する
　（例：自社のWebガイドラインに準拠するなど）
・サポートすべきブラウザやOSの種別やバージョンなどの技術要件も明確にする

重要なのは、とにかく曖昧にしないこと。「曖昧にすることで、いい加減な仕事を呼んでしまいます」と高橋氏は強調します。さらに、RFPを現場で実行するためのツールとして「体制図」を、体制図だけではカバーできない部分を補足するものとして「責任分担図」を紹介。前者は実行するための枠組みを定めたもので、個人のパフォーマンスを最大化するとともに、当事者意識の欠如を防ぐのが狙い。後者は、さらに詳細に個々の業務の責任や範囲をマッピングしたもので、 RACIチャートの活用がおすすめです。これらをRFPとセットで作成することで、プロジェクトを確実に前に進めることができるといいます。

「ただし、・・・」と高橋氏は前置きした上で、「RFPやRACIチャートはツールに過ぎず、これだけではすべての問題は解決しません。大事なのは当事者意識であり、“三現主義”です。常に、現場、現物、現実を見据えて行動すべきであることを忘れないでください」と強調して締めくくりました。

要は、運に依存するのではなく、失敗リスクの少ない“適正コスト”を見つけるためにも、RFPの作成が有効だということです。精度の高いRFPは、不要な品質を排除し、コストを抑えることにもつながります。だからこそ、まず何が欲しいかを明確にする必要があります。その際、コスト、品質、スケジュールのバランスをどう考えるかも重要です。また、コンペを行う際には、価格だけが一人歩きすることのないよう、より精度の高いRFPが求められます。詳細なRFP がない場合、無理なダンピングをする会社が出てしまい、結果的に安かろう悪かろうでプロジェクトが失敗に終わるケースも少なくありません。諏訪からは、「力のある制作会社が逃げていかないように、コンペは3社程度で行うのがベスト」とのアドバイスもありました。

このあと、たっぷりと時間をかけての質疑応答が行われ、3名のスピーカーに対し、受講者から数多くの質問が寄せられました。特に、経営陣や経理部門への説得の仕方など、社内のコンセンサスを得るための工夫についての質問が大半を占め、本セミナーのテーマに対する関心の高さに加え、ステークホルダー間での合意形成の難しさが伺えました。